Корпоративная база знаний: создание и поддержка в бизнесе

Доброе утро!

Ровно неделю назад я написал пост о своей проблеме в бизнесе. Вопрос к читателям был следующий- как создать и поддерживать корпоративную базу знаний?

Сегодня хочу подвести итоги. Большое спасибо всем, кто откликнулся в комментариях! Благодаря вам у меня сложилась гораздо более цельная картина.

Если коротко, главный вывод - само понятие «корпоративная база знаний» слишком размыто. Очень здорово написал Slava @vpotov

«Преемственность знаний сотрудников, архив документов и номенклатуры, работающие операционные инструкции итд, это всё разные объекты знаний, и наполнять, хранить, использовать, и мотивировать людей - придётся по разному»

Поэтому я для себя разделил задачу на четыре направления:

1️⃣ Хранение и использование внутренних документов - СМК (система менеджмента качества), приказы, инструкции, положения.

2️⃣ Обучающие материалы для работников: журналы, профильные книги, внутренняя база обучения.

3️⃣ Документы по работе с заказчиками и проектами.

4️⃣ Сбор и систематизация знаний, которые накапливаются в процессе работы.

С первыми двумя пунктами всё относительно понятно. Здесь вопрос скорее в дисциплине. Нужно определить перечень, выбрать место хранения и назначить ответственных за актуальность документов.

А вот дальше начинается сложнее. Третий пункт - работа с документами по клиентам и проектами. Логично держать всё в CRM, но на практике всё превращается в свалку хаотичное хранилище, где невозможно что-то найти. Сейчас мы используем Битрикс24, но самые важные документы - договоры, спецификации мы по прежнему распечатываем и храним в папках. И, честно говоря, идеального решения у меня пока нет.

Самый сложный - четвёртый пункт.

Проблема даже не в хранении, а в том, как эти знания вообще получить. Чаще всего они находятся в головах работников. И не всегда есть желание ими делиться.

Ситуацию, которую описывает в своём комментарии Иван @Odin665, когда каждый работник осознанно наполняет, поддерживает и пользуется базой знаний, очень трудно представить в российских компаниях. Всё таки производственная культура в Германии очень сильно отличается от нашей.

Очень ценную ссылку прислал Евгений @pugachevev. Полезный пример, как большие компании не дают знаниям уходить вместе с работниками, которые увольняются.

Но даже полученные такие знания требуют постоянного внимания. Потому что их нужно актуализировать, удалять дубли, администрировать и ещё и популяризировать 🤓

И ещё один важный момент - как правильно указал Владимир @Meln_V - такие знания нужно внимательно фильтровать на предмет - а что в них важно в долгосрочном периоде, а что просто засоряет базу, превращая её в помойку и просто занимает место на диске?

В ближайшее время планирую заняться наведением порядка в наших базах знаний. Думаю, через пару месяцев поделюсь, что из этого получилось.

Я полностью согласен с Никитой @nemocurat, который правильно заметил-

«База знаний прямо отражает уровень процессного управления в компании. Нет процессов – скорее всего, не получится и системы знаний»

Отдельное спасибо 🤝 @olbop за идею создать корпоративный глоссарий!! Я сначала отмахнулся, а буквально на следующий день стал замечать, что на совещании мы по разному понимаем одни и те же термины!

А следующий пост будет снова о знаниях. Хочу рассказать про ещё один инструмент получения знаний, который считаю недооценённым. Этот инструмент- менторинг. Не переключайтесь

Незаметный бизнес